每年10月到12月，北京年会策划市场进入旺季。很多行政负责人是第一次对接年会供应商，不清楚价格构成，也分不清报价单里哪些项目值得花钱，哪些是水分。这篇文章把常见的问题捋一遍，帮你在选公司时少走弯路。

先看案例，再看报价

策划公司发给你的案例，重点看两样东西。一是现场视频，不是效果图。效果图谁都能做，现场视频造不了假。二是看案例里的场地规模和你的需求是否接近。给500人工厂做年会的团队，和常年做30人公司年会的，是两拨人，执行思路差别很大。规模对不上的案例，参考价值有限。

报价单要拆开看

正常的年会报价单分四块：场地、餐饮、舞台搭建、节目演艺。场地和餐饮是刚性支出，价格透明，网上能查到参考价，这部分没什么操作空间。水分集中在舞台搭建和节目演艺两块。

同样一个10米宽的主舞台，用料不同，价格能差出一倍。你如果不懂行，就要求对方在报价单里写明桁架规格、LED屏尺寸和型号、音响品牌。写得出来的，说明供应链稳定；含糊其辞只报总价钱的，直接排除。

节目这块要格外留心。很多策划公司会把演艺外包给经纪公司，层层加价。一支市场价8000元的舞蹈节目，到你手里可能变成15000。签合同前问清楚：节目是自营团队还是外采？外采的话加价比例是多少？这两句话问出去，对方就知道你不好糊弄。

去年有一家科技公司，货比三家后选了报价最低的策划公司。签约之后问题就来了：先是说LED屏要升级，加价12000；临进场前一周，又说原定的主持人档期冲突，换人要加3000。一来二去，总价比当初报价第二低的公司还高出不少，现场效果反而打了折扣。

问题出在哪？低价公司先报一个吸引你的数字，等你签了约，再一项项加钱。你以为省了预算，实际是被套住了。应对办法很简单：签约前把细节问透，合同里写明一条——除甲方主动增加的项目外，总价不再变动。有这条在，后期加价就没了借口。

靠谱的策划公司一般接受分阶段付款：签约付三成，进场前付四成，活动结束验收后付尾款。要求全款预付的，或者把尾款比例压得极低的，要么对自己没信心，要么现金流有隐患，都要谨慎。

第一，执行团队是谁，能不能见面聊。有些公司谈单的是销售，干活的临时凑的外包队伍，两拨人没碰过头，现场容易出岔子。第二，应急预案有没有。音响出故障怎么办，演员迟到了怎么调流程，这些细节最能看出团队的实战经验。第三，增项的边界在哪，落实到合同文字上。

年会预算动辄几万十几万，花两天时间把这几件事弄清楚，比事后补救省心得多。