北京会议庆典公司_炎煌晟曜活动策划年会筹备的启动时间，按人数定：300 人以下提前 1 个月，500 人以上提前 2 个月。这不是保守，是 12 月的北京，好场地和好设备就那么多，晚两周动手，预算直接上一个档。
提前 8 周：锁预算、日期、场地
这三样是一根绳上的，顺序不能乱：
- 先定预算档位。按人均算，200 到 300 元是聚餐加节目；300 到 500 元能上舞台灯光大屏；500 元以上做主题年会【行情参考】
- 再定日期。12 月的周五和周六是黄金档，好酒店一年前就有人订，确定日期当天就去锁场地
- 300 人规模的场地布置加设备，一场 3 万起，具体的分项账见这篇年会场地布置报价明细
提前 6 周：定主题、流程、节目
主题定了，后面所有物料才有方向。这一步要落三件事：节目单初稿（内部节目和外请节目的比例，一般内部占六成，员工上台的年会才有味道）、主持人人选、抽奖方案。
外请节目和执行团队这时候要同步锁定。挑执行方看什么，之前写过一篇活动策划执行团队怎么选，核心就三条：设备自有、班底固定、报价逐项可核。
提前 4 周：报批、物料、彩排计划
容易翻车的一步在这：
- 酒店场地要报消防和安保方案的，至少留 2 周走流程
- 奖品采购下单，颁奖环节的奖品按获奖人数加 10% 备
- 礼仪和签到人员这时候定，人数配置见这篇礼仪模特报价参考
- 定下彩排计划：至少 2 次，一次走流程，一次带妆联排
提前 1 周：进场搭建和联排
搭建窗口一般只有活动前一晚，十几个小时里要完成舞台、大屏、灯光音响全部进场调试。所以执行班底是不是固定合作，到这一步就能看出差别——生班子搭一晚，熟班子同样的活干得又快又稳。
联排当天把应急预案过一遍：话筒没电怎么办、节目超时砍哪个、停电了怎么引导，方案里写明白，现场才不慌。
常见问答
问：年会预算人均多少合适？
200 到 300 元做吃饭加简单节目，300 到 500 元可以上舞美设备，500 元以上做沉浸式主题场【行情参考】。先定人均再乘人数，预算就有数了。
问：场地什么时候锁最稳？
12 月的年会档，10 月底前锁定最稳。越靠近 12 月，可挑的场地越少，价格越硬。
问：年会定在哪天好？
周五晚上班次好但员工回家晚，周六不耽误第二天上班，参与度最高。看公司自己的加班文化定，没有标准答案。
问：节目内部出还是外面请？
内部节目占六成，外请压轴两三个就够。全是外请节目，年会就成了观看演出，员工自己不上台，气氛起不来。
